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お気に入りの記事はデジタルで保管をしましょう。

図書館

今日のテーマは、皆さんのみじかな分野である新聞や雑誌です。例えば、新聞を読んでいる時に「これは役立つ、保存したい」と思ったことはないでしょうか?新聞でなくても雑誌などでもです。

ではもう一つ質問です。
5年前に切り取って保存をした記事を一瞬で見つけ出すことはできるでしょうか?

今日は、新聞などの記事を効率的に保管したい悩みを解決したいと思います。

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内容をマスターするとこうなるよ!

新聞・雑誌で気になった文章を効率的に、簡単に、何年分も管理ができます。
それに探すのもと~~ても簡単です。

現役のビジネスマンの人は、知らないとヤバいかも。
この機会に覚えておいて損はない思います。

自由気ままに出歩きたいなら、いつでも、どこでも自分の書庫(情報網)にアクセスできるって大切です。旅先であの書類が欲しいっていう悔しい想いをしなくなります。

実現する為に必要なツール

今回の内容は若干難しめです。

1.エバーノート

2.Office Lence

この二つになります。

エバーノート、officelence、それぞれに会員登録が必要です。

Evernote
カテゴリ: 仕事効率化
現在の価格: 無料

 

Office Lens
カテゴリ: 仕事効率化
現在の価格: 無料

それぞれどのような役割をするのかを確認します。

エバーノート
文書を管理するクラウドサービスになります。ここに新聞の記事や雑誌などを保存していきます。文書系の物は、このエバーノートを活用する事がベストだと思います。

Office Lens
これは、新聞や雑誌などの文章をカメラで保存をして、データ化するアプリになります。ちなみにこのoffice lensは後述するOCRをつけて画像を作成してくれるのがポイントです。

つまり、office lensで文章を画像化する、画像化した物をエバーノートで管理するという流れになります。

OCR機能とは?

先ほど、少しお伝えをしましたが、実際の操作手順に行く前にOCR機能の説明をします。OCRというのは、画像の中にある文字をテキストとして認識をして、検索対象に含める事ができる機能の事をいいます。文章にすると理解が難しいと思いますので、画像を使って説明をします。例えば、こんなチラシがあったとします。この中には、様々な文字が書かれていますね?

OCR (31)

赤枠にあるようにストリーマやウィルス、0.5℃といった表記が確認できるはずです。このように画像の中に入っている文字を、画像としてではなく、文字として一つ一つ認識をしてくれる機能なのです。

この場合、このチラシの中で確認できるすべての文字を検索対象になります。

検索例:

花粉

花粉を

ウィルスを

ストリーマなど、

画像中に含まれているすべての文字です。

検索をすると、何千枚とある画像の中でも、検索対象の文字が書かれている画像、もしくは記事がピックアップされてきます。

一枚の画像として認識しているのではなく、文字単位でしっかりと保存されているという事です。これをOCR機能と言いますので覚えてくださいね。

具体的な流れ

1.エバーノートをインストール、会員登録

2.iPhoneにエバーノートと、オフィスレンズをインストール

3.オフィスレンズで新聞の保存したい部分を撮影する

4.オフィスレンズでPDFとして出力して、ワンドライブかエバーノートに保存をする。当サイトでは、エバーノートに保存をしています。

5.無事にエバーノートに保存をされていれば、必要に応じてタグ付けなどを行って完了

このような流れとなります。ただ、この流れをみても、けっこうわからない方が多いと思いますので、少しずつご自分で試してください。どうしてもわからない場合は、有料サポートで対応を行っています。

1.エバーノートをインストール&会員登録

まずはエバーノートのインストールと会員登録を完了してください。

Evernote
カテゴリ: 仕事効率化
現在の価格: 無料

 

2.オフィスレンズのインストール&会員登録

つぎにオフィスレンズのインストールと会員登録です。オフィスレンズについては、PDFとして出力する際にマイクロソフトのアカウントが必要です。

Office Lens
カテゴリ: 仕事効率化
現在の価格: 無料

3.オフィスレンズで保存したい部分を撮影

オフィスレンズのインストールが完了したら、新聞や雑誌、会議のホワイトボード、ノートなど、文字が書かれている物なら何でも取り込むことができます。ちなみに斜めから撮影しても可能ではありますが、通常時に加えて文字の認識率が落ちたりするので注意が必要です。

このアプリを使えば、このような新聞を…..

OCR (1)

このように切り出さなくても大丈夫です!

OCR (2)

アプリを起動したら、対象にカメラを向けてください。緑枠の部分で調整をドキュメントかホワイトボードなのかの調整を行います。白い枠が画面上を動いたりします。取り込みたい範囲の所で、下の赤丸を押します。

OCR (2)

これが撮影した後の画面です。良ければ、右上の完了を押します。

OCR (3)

ここでエクスポート(出力方式)の選択画面になります。
赤枠のPDFを選択すると…..

OCR (4)

このようにマイクロソフトの認証画面になります。
マイクロソフトのアカウントは、ウィンドウズのパソコンにログインする時の情報の事です。それと一緒です。

OCR (1)

PDFの生成が完了しました。次に、この書類をどこに保存するかという選択になります。

OCR (5)

赤枠を右側にスライドしていくと、エバーノートがでてきくるのでタップ。

OCR (6)

これでPDFファイルがエバーノートに保存されました。

エバーノートで検索をしてみる。

では、保存された書類が本当に検索対象になっているのかを確認します。

OCR100

これはパソコンのエバーノートクライアントソフトで操作をしている画面です。この検索窓に 総合的に と入力します。

すると、総合的にという文字が含まれた該当する画像が結果に表示されました。すごいぜ~

あとは、これに必要なタグ付けなどを行えば、2015年5月分 とか、自分の好きなキーワードで書類を管理する事も可能です。

まとめ

今回の内容は、現役のビジネスマンでも十分に活用できる方法です。また、ビジネスマンでなくとも日常にある様々な書類の保存を簡単かつ効率的に行う事ができる方法です。今回の内容が皆さんにとって有益な記事であることを願っています。


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